Medlemmer og kandidater må oppbevare konfidensielle opplysninger om nåværende, tidligere og potensielle kunder, med mindre:
- Informasjonen vedrører ulovlig aktivitet hos kunden eller den potensielle klienten,
- Opplysning er lovlig, eller
- klienten eller den potensielle klienten tillater avsløring av denne informasjonen.
Begrunnelse bak Standard III-E
Etablering av et faglig forhold med en klient krever samling av personlig informasjon. For investorer er det vanlig å kartlegge kundens personlige økonomiske opplysninger. Det er en nødvendig forutsetning for å oppfylle sine jobber og etablere en investeringspolitikkerklæring som oppfyller kundens risikotoleranse og -mål. Selvfølgelig kan denne oppdagelsen avsløre potensielt følsomme eller pinlige problemer fra fortiden - alt fra uheldige forretningsbeslutninger til konkursbehandling. Klienter har en entydig rett til personvern, samt rett til å holde sin personlige informasjon holdt i stridste tillit og ikke videresendt eller avslørt til en tredjepart.
Standard III-E ble utviklet for å beskytte disse rettighetene, fra og med tidspunktet for den første kontakten (prospekt-medlemskapsforhold) og dekker tiden utsikten formelt blir en klient (klientmedlemsforhold). I tilfelle at sensitiv informasjon blir avslørt av en arbeidsgiver i løpet av forholdet til en ansatt, blir det samme konseptet utvidet for å beskytte konfidensialitet i arbeidsgiverforholdet.
Merk at det er tilfeller som ville kreve avsløring av klientens konfidensielle opplysninger, og som ikke ville anses å være brudd på denne standarden:
- Ulovlig aktivitet - For eksempel, hvis en klient er involvert i ulovlig hvitvasking og bidra til pengene til en administrert konto hos CFA-medlemmets institusjon, er porteføljeforvalteren ikke forpliktet til å beskytte kundens konfidensialitet. Faktisk, bevisst å fortsette å investere og handle slik en konto, kan eksponere porteføljeforvalteren for avgifter av kriminell aktivitet. Hvis det er mistanke om ulovlige aktiviteter, må en advokat fra en bedrift umiddelbart konsulteres om hvordan man kan fortsette.
- Lovlig obligatorisk opplysning - Når Securities and Exchange Commission krever at visse klientinformasjon skal formidles, er CFA-medlemmet pålagt å overholde disse forskriftene.
- Godkjent tillatelse fra kunden eller potensiell klient - En investeringsforvalter kan måtte sende klientinformasjon til klientens regnskapsfører for skatteforberedelse. Så lenge tillatelse er gitt, bryter CFA-medlemmet ikke konfidensialitetsstandarden.
- Forespørsel fra CFA Instituttets Professional Conduct Program (PCP) - I håndbokens ord (s.127), skal CFA-medlemmene vurdere PCP en forlengelse av seg selv. CFA-medlemmer oppfordres til å være fullt støttet av PCP-undersøkelser, og å utlevere all informasjon som er forespurt i løpet av en undersøkelse. PCP beholder all utlyst informasjon i størst mulig grad av tillit.
Bruk av standard III-E
Det er viktig å holde klientinformasjon konfidensiell, for å bygge og utvikle et tillitsforhold. På CFA-eksamenen, vil sager som involverer denne standarden trolig teste unntakene som vil kreve opplysninger som skal gjøres.
Her er noen eksempler på situasjoner som kan kreve avsløring av konfidensiell informasjon:
- Avregningsavtaler - I tilfelle der en leder og klient har inngått en oppgjørsavtale, kan avtalen ikke skrives for å forby Samarbeid med CFA Instituttets Professional Conduct Program (PCP) i etterforskningen av et CFA-medlem (dvs. undersøke om medlemmet overtrådte koden og standarder). Såkalte konfidensialklausuler må eksplisitt tillate både medlemmet og klienten å svare på forespørsler om informasjon uten begrensning. Unnlater å gi opplysninger i en PCP-undersøkelse, selv om den er basert på en konfidensialklausul, underkaster medlemmet en oppsummering av suspensjon i henhold til vedtektene fra CFA Institute, og hans eller hennes rett til å bruke CFA-charteret kan bli tilbakekalt.
- Charitable Donation - En porteføljeforvalter møter en bedriftsklient som kan redusere sine skatter ved å gi bort penger til veldedighet, og som har avsatt $ 100 000 for dette formålet. Vil porteføljeforvalter bryte Standard III-E ved å gi deg en lokal veldedighet som selskapet har $ 100 000 å gi bort? I så fall vil det avhenge av om bedriftsklienten ga tillatelse til lederen å avsløre denne informasjonen. Hvis ikke, må sjefen holde informasjonen privat og beskytte konfidensialitet.
- Ulovlig aktivitet - En porteføljeforvalter mistenker en klient av ulovlig aktivitet, men har ingen konkret bevis for å støtte disse mistenksomhetene. Porteføljeforvalter forstår hennes plikt til å holde sensitiv informasjon konfidensiell, men ønsker ikke å støtte noe ulovlig. Hvis et slikt tilfelle oppstår, er ikke noe å gjøre noe. Hun er best servert ved å søke juridisk rådgiver og informere sin veileder.
Slik oppfyller du
- Beskytt klientinformasjon når du mottar det ved ikke å utlevere noen innsamlet informasjon til eksterne parter.
- Begrens antall ansatte med tilgang til sensitiv informasjon om kundens økonomiske eller andre aktiviteter.
- Søk etter advokat om det er mistanke om ulovlig aktivitet.
- Søk juridisk rådgiver hvis du blir bedt om å avsløre fortrolige opplysninger som følge av en undersøkelse, enten av CFA Instituttets Professional Conduct Program eller av juridiske myndigheter. Opplysning i disse tilfellene kan i siste instans være nødvendig, men en har rett til juridisk rådgivning for å avgjøre hvordan det er best å avsløre denne informasjonen.